Política de protección de datos personales y de privacidad de Nutritec S.A.S

1.   ALCANCE

Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por Nutritec S.A.S considerada como responsable y/o encargada del tratamiento de Datos Personales, (en adelante Nutritec S.A.S.).

2. RESPONSABLES

El principal responsable del Tratamiento de Datos Personales será NUTRITEC S.A.S con domicilio en la Calle 11 N 32-47 Bodega 2 Conjunto de bodegas Arroyohondo del municipio de Yumbo, Valle del Cauca, Colombia identificada con el Número de Identificación Tributaria NIT 805.006.833-6

Correo electrónico:   servicio.cliente@nutritec.com.co  PBX (+572) 6650595.

Sistema de Gestión de Calidad y seguridad tiene a su cargo la labor de desarrollo, implementación, capacitación y verificación de ésta Política, por tanto todos los funcionarios que realizan el Tratamiento de Datos Personales en las diferentes áreas de Nutritec, están obligados a mantener y custodiar las Bases de Datos y a dar traslado de manera inmediata, de todas las peticiones, quejas o reclamos que reciban por parte de los Titulares de Datos Personales.

Sistema de Gestión de calidad y seguridad será el responsable de la atención de peticiones, consultas, quejas y reclamos ante la cual el Titular de la información podrá ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir el dato y revocar la autorización. 

3. DEFINICIONES

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.

Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.

Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato Sensible: Información que afectan la intimidad de las personas o cuyo uso indebido puede generar discriminación (Origen racial o étnico, orientación policita, convicciones filosóficas o religiosas, pertinencia a sindicatos u organizaciones sociales o derechos humanos, datos de salud, vida sexual y biométricos)

Responsable y/o encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.

Términos y Condiciones: Marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades comerciales o afines.

Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.

 Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

 4. PROCEDIMIENTO

4.1 Generalidades

NUTRITEC S.A.S, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación, tales como, trabajadores y familiares de éstos, accionistas, consumidores, clientes, distribuidores, proveedores, acreedores y deudores.

Los Datos Personales son objeto de Tratamiento por parte de Nutritec S.A.S con las siguientes finalidades:

  • Para efectos de comunicación bien sea comercial o de servicio entre Nutritec S.A.S y el Cliente
  • Participación en distintos tipos de encuestas mediante registros o formularios para medir la satisfacción del cliente.
  • Informarle de noticias importantes concernientes a Nutritec S.A.S
  • Informarle sobre nuestros nuevos productos o servicios, actualizaciones de productos, eventos y ofertas especiales.
  • Como parte de un proceso de venta continua.

4.1.1 Derechos de los titulares de los datos personales

Las personas naturales cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento por parte de Nutritec S.A.S, tienen los siguientes derechos, los cuales pueden ejercer en cualquier momento:

  • Conocer los Datos Personales sobre los cuales Nutritec S.A.S está realizando el Tratamiento. De igual manera, el Titular puede solicitar en cualquier momento, que sus datos sean actualizados o rectificados, por ejemplo, si encuentra que sus datos son parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Nutritec S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Ser informado por Nutritec S.A.S, previa solicitud, respecto del uso que ésta le ha dado a sus Datos Personales.
  • Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
  • Solicitar a Nutritec S.A.S la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el numeral 11 de esta Política. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y Nutritec SA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
  • Solicitar información respecto a los Datos Personales objeto de Tratamiento.

4.1.2  Autorización

Nutritec SA debe solicitar autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento y puede ser de dos tipos:

1. Autorización previa significa, que el consentimiento debe ser otorgado por el Titular, a más tardar en el momento de la recolección de los Datos Personales y debe informársele claramente los siguientes puntos:

  • Los Datos Personales que serán recolectados.
  • La identificación y datos de contacto del Responsable y del Encargado del Tratamiento.
  • Las finalidades específicas del Tratamiento que se pretende realizar, es decir: cómo y para qué se va a hacer la recolección, el uso, la circulación de los Datos Personales
  • Cuáles son los derechos que tiene como Titular de los Datos Personales; para el efecto ver el numeral 4.1 de ésta Política.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando éstas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de niñas, niños y adolescentes.

2. Autorización expresa, quiere decir que el consentimiento del Titular debe ser explícito y concreto para NO autorizar el uso de la información, para lo cual se requiere que el Titular manifieste su voluntad de NO autorizar el uso de la información.

En caso de que el titular de la información una vez reciba la notificación en el término de 30 días siguientes NO manifieste objeción alguna se considerará que el responsable podrá continuar realizando el tratamiento de los datos contenidos en sus bases de datos para la finalidades indicadas en la política de tratamiento de la información, puesta en conocimiento de los titulares.

4.1.3 Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de naturaleza sensible.

De acuerdo con la Ley de Protección de Datos Personales, se consideran como datos de naturaleza sensible aquellos que afectan la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como los relacionados con :

  • Origen racial o étnico.
  • Orientación política.
  • Convicciones religiosas / filosóficas.
  • Pertenencia a sindicatos, a organizaciones sociales, a organizaciones de derechos humanos o a partidos políticos.
  • Salud.
  • Vida sexual.
  • Datos biométricos (como la huella dactilar, la firma y la foto).

El Tratamiento de los Datos Personales de naturaleza sensible está prohibido por la ley, salvo que se cuente con autorización expresa, previa e informada del Titular, entre otras excepciones consagradas en el Artículo 6º de la Ley 1581 de 2012.  En este caso, además de cumplir con los requisitos establecidos para la autorización, Nutritec S.A. deberá:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles NO está obligado a autorizar su Tratamiento.
  • Informar al Titular cuáles de los datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento.

IMPORTANTE: Ninguna actividad podrá condicionarse a que el Titular suministre Datos Personales sensibles.

4.1.4  Disposiciones especiales para el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes

Según lo dispuesto por el Artículo 7º de la Ley 1581 de 2012 y el artículo 12 del Decreto 1377 de 2013, S.A.S sólo realizará el Tratamiento, es decir, la recolección, almacenamiento, uso, circulación y/o supresión de Datos Personales correspondientes a niños, niñas y adolescentes, siempre y cuando este Tratamiento responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes y asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, Nutritec S.A.S deberá obtener la Autorización del representante legal del niño, niña o adolescente, previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.

 4.2  Atención y respuesta a peticiones, consultas, quejas y reclamos de los titulares de datos personales

Los Titulares de los Datos Personales que estén siendo recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación por Nutritec S.A.S, podrán ejercer en cualquier momento sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir información y revocar la autorización.

Teniendo en cuenta lo anterior El Titular o sus causahabientes, podrán solicitar a Nutritec S.A.S, a través de los diferentes medios para tal fin:

  • Información sobre los Datos Personales del Titular que son objeto de Tratamiento.
  • Solicitar prueba de la autorización otorgada a Nutritec S.A.S para el Tratamiento de sus Datos Personales.
  • Información respecto del uso que se le ha dado por SAS a sus datos personales.
  • La corrección o actualización de la información.
  • La supresión de sus Datos Personales o la revocatoria de la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos.
  • Que se subsane o corrija el presunto incumplimiento a cualquiera de los deberes contenidos en la Ley de Protección de Datos Personales.

La solicitud deberá contener la descripción de los hechos que dan lugar a la queja o reclamo, la dirección y datos de contacto del solicitante, y deberá acompañarse de los documentos que se quiera hacer valer.

Si la queja o reclamo se presentan incompletos, Deberá requerir al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la queja o reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la queja o reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

Nutritec S.A.S ha dispuesto los siguientes medios para la recepción y atención de peticiones y consultas, todos los cuales permiten conservar prueba de las mismas:

  • Comunicación dirigida a Nutritec S.A.S, Sistema de Gestión de calidad y seguridad  en Calle 11 N 32-47 Bodega 2 Conjunto de bodegas Arroyohondo del municipio de Yumbo, Valle del Cauca,
  • Solicitud presentada al correo electrónico: servicio.cliente@nutritec.com.co

Las peticiones y consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas, si por algún motivo no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Las quejas y reclamos serán atendidas en un término máximo de diez (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas, si por algún motivo no fuere posible atender la petición o consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando en que se atenderá su petición o consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

4.3 Seguridad de los datos personales

Nutritec S.A.S, proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Nutritec S.A.S se limita a disponer de los medios adecuados para este fin.

Nutritec S.A.S no garantiza la seguridad total de su información ni se responsabiliza por cualquier consecuencia derivada de fallas técnicas o del ingreso indebido por parte de terceros a la Base de Datos o Archivo en los que reposan los Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de Nutritec S.A.S y sus Encargados. Nutritec S.A.S exigirá a los proveedores de servicios que contrata, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los Datos Personales en relación con los cuales dichos proveedores actúen como Encargados.

4.4 Transferencia, transmisión y revelación de datos personales

Nutritec  podrá revelar los Datos Personales a terceros no vinculados a Nutritec S.A. cuando  por transferencia a cualquier título de cualquier línea de negocio con la que se relaciona la información, para tal fin se exigirá que la información sea tratada conforme a esta Política de Protección de Datos Personales y se incluirán las siguientes obligaciones en cabeza del respectivo responsable:

  • Dar Tratamiento, a nombre de Nutritec S.A.S a los Datos Personales conforme los principios que los tutelan.
  • Salvaguardar la seguridad de las bases de datos en los que se contengan Datos Personales.
  • Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los Datos Personales.

4.5 LEGISLACIÓN APLICABLE

Esta Política de Protección de Datos Personales, se rige por lo dispuesto en la legislación vigente sobre protección de los Datos Personales a los que se refieren el Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1727 de 2009 y demás normas que las modifiquen, deroguen o sustituyan.